La Comunicazione all'interno dell'impresa

Un'azienda che vive è un'azienda che comunica.

Qualsiasi organizzazione infatti comunica con il suo pubblico, anche indipendentemente dalla propria volontà, per il solo fatto di esistere. I comportamenti dei manager, il modo di organizzare una riunione e lo stile secondo cui sono improntate le relazioni interpersonali sono molteplici occasioni di comunicazione, che prescindono dalla volontà di comunicare.

Si può definire comunicazione interna l'insieme degli strumenti atti a costruire un sistema di relazioni fra un'organizzazione e il suo pubblico interno ( dirigenti, impiegati, soci, azionisti).

La comunicazione all'interno dell'impresa è un importante strumento di gestione dell'organizzazione e può efficacemente contribuire al raggiungimento della missione aziendale, creando consenso e condivisione degli obiettivi, dei valori e della cultura aziendale. Un clima di collaborazione fra tutti coloro che fanno parte dell’azienda, aumenta lo spirito di appartenenza all'organizzazione stessa.

Ogni azienda vincente dovrà sviluppare un ambiente d'incontro che faciliti il dibattito e la discussione, per ottimizzare questo processo bisognerà creare un clima per la libera circolazione delle informazioni e delle idee, un ambiente di ascolto e di dialogo proficuo, affinché la vision aziendale sia percepita da tutti in modo chiaro. Un buon imprenditore dovrà stilare un programma strategico di comunicazione interna efficace nel quale:

• Ogni lavoratore dovrà ricevere una copia del piano strategico che includa la mission dell'organizzazione, la vision, gli obiettivi strategici e le strategie attraverso cui tali obiettivi saranno raggiunti; dovrebbe ricevere inoltre un manuale contenente il codice etico aziendale ed un manuale operativo contenente i compiti di routine.
• Ogni lavoratore dovrebbe ricevere una copia della descrizione del proprio lavoro, dei compiti di routine (manuale procedurale) e dell'organigramma.
• Le riunioni dovrebbero essere fatte regolarmente per verificare l'andamento dell'azienda, le eventuali esigenze di miglioramento e per premiare gli standard di alta efficienza. Così facendo ogni dipendente si sentirà più motivato e svilupperà un maggior senso di responsabilità verso il proprio lavoro.
• E' molto importante che ogni persona compartecipi attivamente a tali riunioni, che informi quando una comunicazione gli è poco chiara e suggerisca quando e come comunicare più efficacemente.
• Qualsiasi messaggio aziendale deve essere chiaro, conciso e comprensibile a tutti.
• Infine, per una comunicazione adeguata, sono fondamentali: una rete intranet in cui gli impiegati possano ascoltare e comunicare velocemente con tutti i colleghi e una newsletter interna che incoraggerà un maggiore senso di comunità.

Ostacoli alla comunicazione nell'impresa sono:

• le differenti esperienze del personale
• i diversi gradi di cultura e preparazione
• addestramento e mentalità
• le diverse abitudini
• una sottostima dell'importanza della funzione
• una volontà di non diffondere le informazioni
• la gelosia
• la "mancanza di tempo"
• le piccole dimensioni dell'azienda
• la mancanza di formalizzazione delle procedure
• la mancanza di definizione precisa delle responsabilità

Esistono anche ostacoli alla veridicità dell'informazione in base al principio delle buone notizie o della bella figura nei confronti dei capi; nella comunicazione interna si tende, spesso, a dar rilievo ai fatti positivi e a trascurare quelli negativi.

Si crea così la "sindrome della reticenza" cioè il vuoto di informazioni attorno a un leader quando i suoi collaboratori evitano di trasmettergli informazioni importanti. Questa sindrome si crea perché, il più delle volte, coloro che dovrebbero informare temono la collera dell'imprenditore per cui all'interno del gruppo vengono a crearsi due fazioni: da una parte ci sono i capi espiatori che oseranno comunicare la cattiva notizia e dall'altra i falsi ottimisti, omertosi, per i quali la cattiva notizia riguardante l'impresa, va esorcizzata non parlandone. Questi ultimi credono così di fare il bene aziendale, evitando di essere causa di turbamento e preoccupazioni per l'impresa. (fonte: www.studiomusaiosabato.it)